إن الاعتماد على الحاسب الآلي في عملية الإدارة المالية في الأعمال مثل الاستثمارات العقارية و المساهمات والتطوير العقاري يعتبر اليوم من أولى أساسيات النجاح في العمل فهو يمثل توفيراً للوقت في معظم العمليات المالية والإدارية كما أنه يخفض مصاريف العمل من خلال الاعتماد على عدد أقل من الموظفين كالمحاسبين والكاتبين ومندوبي خدمة العملاء ناهيك عن قدرة الحاسب على مراقبة عمل الموظفين وتصحيح الكثير من الأخطاء البشرية بالإضافة طبعا إلى إمكانية التحكم بصلاحيات الموظفين في إجراء عمليات الإدارة المالية وتوثيق جميع العمليات التي تتم في العمل لمراجعتها في أي وقت وعند الحاجة لأي سبب كان .
مهام برنامج إدارة المساهمات :
المساهمين :
- توثيق البيانات الشخصية للمساهمين ومعلومات الاتصال والملاحظات حولهم .
- توثيق أرصدة المساهمين المالية وأسهمهم وحسابها آليا وبشكل مستمر حسب التغيرات التي تطرأ على معطيات المساهمة .
- توثيق جميع العمليات المالية للمساهمين من بيع وشراء وفتح وإغلاق المساهمات وتغيير
أرصدة مساهماتهم بما فيها التواريخ والمندوبين الذين أجروا هذه العمليات لهم .
- إصدار شهادات المساهمة بشكل آلي وأنيق وبوقت قياسي .
- إصدار إيصالات المساهمات بشكل سريع .
- طباعة عقود البيع للمساهم وحفظها وتوثيقها الكترونيا .
الموظفين :
- مساعدة الموظفين على إجراء العمليات المالية والإدارية بشكل سريع ودقيق .
- تدقيق العمليات المالية والحسابية و إعطاء التحذير عند اكتشاف الأخطاء .
- ضبط وإدارة صلاحيات الموظفين في إجراء العمليات المالية والإدارية .
- مساعدة الموظفين في إدخال البيانات وأتمتة الكثير من مهامهم آليأ .
- تسجيل كافة العمليات التي يقوم بها الموظفون منوطة بالتاريخ ورقم المساهمة لمساعدة الإدارة على تتبع العمليات المالية والإدارية وتحديد المسؤوليات .
- تنبيه الإدارة عن تجاوزات الموظفين وتسجيلها .
المساهمة :
- تحديد تكاليف المساهمة الافتتاحية وتعيين أرصدتها .
- تعديل إحصائيات المساهمة حسب العمليات المالية التي تتم عليها من إضافة التكاليف أو تعديلها وتحديد نسب أرباحها بشكل مستمر .
- إجراء عمليات البيع التوقعية بشكل افتراضي ومتابعة التغيرات المالية التي تطرأ على المساهمة لمساعدة الإدارة على اتخاذ القرار المناسب .
- إدارة أسعار الأسهم ونسبها وتغييرها بما يتوافق مع العمليات المالية التي تتم في المساهمة .
- إدارة مصاريف المساهمة وعكس تأثيراتها بشكل مباشر على إحصائيات المساهمة والتحكم بها والتنبيه على التجاوزات حسب أرقام الإنذار في البرنامج .
- إدارة مستحقات المساهمة وأولوياتها وحقوق الموردين والمتعاقدين وأرصدتهم .
- إدارة عمليات البيع والتأجير التي تتم ضمن المساهمة وتضمين أرباحها بشكل آلي في إحصائيات المساهمة .
العقارات والعيون العقارية :
- إقفال وتقسيم المساهمة على العيون العقارية حسب شروط التكاليف ونوع العقارات وبشكل آلي فائق السهولة .
- إمكانية تعديل تكاليف وتسعير العقارات بشكل آلي دون تغيير البرنامج .
- إدارة عمليات بيع وتأجير العقارات وتسجيلها ومتابعتها .
- إجراء الاحصاءات المالية والإدارية على العقارات وتجهيزها بعدة تقارير .
صالة العرض :
- إمكانية توصيل البرنامج ببرنامج صالة عرض العقارات الذي يمكن استخدامه في قاعة اجتماعات الشركة للمساعدة على بيع العقارات وتوضيح مواصفاتها ومواقعها على الخرائط وبنيتها ومعلوماتها المالية والكثير من عمليات العرض المفيدة في إجراءات التسويق والبيع .
المزادات :
إمكانية ترحيل البيانات منه إلى برنامج المزادات لإدارة المزادات حاسوبيا وبسهولة دون إعادة إدخال البيانات في برنامج المزادات .
المنشورات والمطبوعات :
إمكانية استغلال تقارير البرنامج في إعداد المطبوعات والأدلة الورقية الخاصة بالمساهمات وتصديرها إلى تنسيقات متوافقة مع المطابع وبرامج التصميم المكتبي .
ميزات إضافية للبرنامج :
- إمكانية فتح أكثر من مساهمة وإدارتهم بشكل مركزي أو مستقل .
- إمكانية إصدار العديد من التقارير المالية والإدارة .
- نسخ احتياطي أوتوماتيكي لقواعد بيانات المساهمات .
- مستوى عالي من أمن المعلومات .
- جميع البيانات الهامة في قاعدة البيانات تكون مشفرة .
- إمكانية إرسال بيانات العمليات من مكان إلى آخر باستخدام الخط الهاتفي .
- إمكانية وصل البرنامج ببرنامج الإدارة المالية للشركة ( إن وجد وفي حال كان البرنامج من صنعنا ) .
